Robisz kosmetyki w domu i chcesz utrzymywać się ze swojego hobby? Jeśli tak, to ten tekst jest dla Ciebie. Podam Ci najważniejsze wymogi prawne i spróbuję je przełożyć na język bardziej zrozumiały. Niestety w Internecie krąży dużo dziwnych mitów i pojęć, które wprowadzają dezinformację. Piszę ten tekst jako pasjonatka kosmetyków naturalnych, ale również Safety Assessor. W razie wątpliwości zostaw komentarz albo skontaktuj się ze mną, postaram się Ci pomóc.
Najważniejsze dokumenty – podstawa prawna
Kosmetyki kontroluje kilka urzędów w Polsce, najważniejsze z nich to sanepid oraz inspekcja handlowa. Te dwa organy opierają się na poniższy dokumentach. Nieprzestrzeganie ich może spowodować, że zostaną na nas nałożone wysokie kary.
ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (WE) NR 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. – Podstawowy dokument.
Rozporządzenie 1223/2009 zawiera wszystkie informacje, które producent musi spełniać. Oznakowanie produktu, nietestowanie na zwierzętach, obowiązki producentów, importerów i dystrybutorów, a w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji.
USTAWA krajowa z dnia 4 października 2018 r. o produktach kosmetycznych (Dz.U. 2018 poz. 2227) -Ustawa Krajowa to niestety głównie kary za nieprzestrzeganie obowiązków osób odpowiedzialnych (głównie producentów i importerów) za produkty kosmetyczne. Informuje również o konieczności zgłoszenia lokalu produkcyjnego do Powiatowej Inspekcji Sanitarnej.
Kosmetyki — Dobre Praktyki Produkcji (GMP) — Przewodnik Dobrych Praktyk Produkcji PN-EN ISO 22716:2009 – to wytyczne dotyczące przystosowania lokalu, przygotowywania produkcji, higieny pracy, udostępniania towaru oraz jego wycofywaniu.
Od czego zacząć?
Gdy uda nam się stworzyć kosmetyk, który chcemy sprzedawać, powinniśmy najpierw dopracować recepturę w 100%. Musi być sprawdzona, tak żeby nie nanosić później poprawek. Każda zmiana, nawet ta najdrobniejsza może wiązać się z koniecznością powtórzenia badań i dokumentacji dla produktu. Gdy już jesteśmy pewni, że w takiej formie chcemy sprzedawać produkt, to zaczynamy kompletować dokumentację. Są to elementy niezbędne do przeprowadzenia oceny bezpieczeństwa naszego produktu. Na początek powinniśmy zebrać:
- Karty charakterystyk oraz certyfikaty analizy dla surowców. Dla substancji zapachowych będą potrzebne dodatkowe dokumenty – IFRA oraz wykaz alergenów. A w przypadku barwników dojdą dokumenty dot. czystość substancji.
- Deklaracja zgodności dla opakowania
Mamy dokumenty – musimy zbadać nasz produkt
Ten krok najlepiej wykonać już po założeniu firmy, gdyż będzie wiązał się z wydatkami i spełnieniem kilku formalności.
Gdy mamy dokumenty dla surowców i opakowania naszego produktu oraz gotową, dopracowaną recepturę, najlepiej od razu zgłosić się do Safety Assessora. To osoba zajmująca się oceną bezpieczeństwa kosmetyków. Safety Assessor jest specjalistą, który posiada niezbędne kwalifikacje (określone w Rozporządzeniu 1223/2009) i doświadczenie w przeprowadzaniu oceny bezpieczeństwa produktów kosmetycznych. Wynikiem takiej oceny jest Raport Oceny Bezpieczeństwa. Jednak zanim specjalista przygotuje i podpisze raport, będzie potrzebował dużej ilości dokumentów, oświadczeń, naszej receptury, etykiety produktu, wyznaczy również zakres badań dla tego produktu. Po otrzymaniu oferty najlepiej podpisać umowę i klauzulę o poufności.
Najpopularniejsze badania produktów, których możesz się spodziewać:
- mikrobiologia – określa czy produkt jest czysty pod kątem mikrobiologicznym. Badanie powinno być zgodne z normą ISO.
- fizykochemia – służy do opisu produktu, najczęściej to podstawowe parametry: wygląd, barwa zapach, gęstość, pH, ale Safety Assessor może wyznaczyć konieczność przeprowadzenia aktywności wody, zawartości metali ciężkich, zawartości alkoholu itp.
- stabilność i kompatybilność masy z opakowaniem – potwierdza odpowiednie dobranie opakowania do produktu oraz jego stabilność.
- test obciążeniowy – dotyczy produktów narażonych na wtórne zakażenie mikrobiologiczne, przeprowadzana dla większości produktów zawierających wodę
- dermatologia – badanie płatkowe na probantach, określa czy produkt nie podrażnia skóry
- ocena aplikacyjno użytkowa – służy do potwierdzenia deklaracji marketingowych. Probanci to potencjalni użytkownicy, którzy w warunkach domowych testują produkt i oceniają w ankiecie produkt poprzez swoje odczucia.
Safety Assessor powinien nam również sprawdzić etykietę pod kątem zgodności z Artykułem 19 z Rozporządzenia 1223/2009. Etykieta powinna zawierać takie elementy jak: nazwa handlowa i adres osoby odpowiedzialnej, wykaz składników wg. nomenklatury INCI, środki ostrożności, funkcja produktu, nominalna zawartość, numer partii i termin przydatności.
Należy pamiętać, że każda zmiana jakościowa lub ilościowa w recepturze, to nowy produkt kosmetyczny. Niestety nie można stworzyć receptury kuli kąpielowej i modyfikować ją dowolnie dodając inny zapach lub barwnik, uznając ją za jeden kosmetyk. Tym bardziej, że to barwniki i substancje zapachowe są składnikami najczęściej wywołującymi alergie i podrażnienia.
Lokal dostosowany do GMP
Kiedy produkt jest na badaniach możemy zająć się wytwórnią. Pierwszym krokiem powinno być upewnienie się, że pomieszczenie czy budynek nie wymaga zmiany sposobu użytkowania. Więcej przeczytasz tutaj.
Lokale produkujące kosmetyki podlegają prawu budowlanemu oraz wymienionej już wcześniej normie GMP. Jeśli nie znaleźliście odpowiedzi na nurtujące Was pytania i macie wątpliwości co do wyposażenia lub wykończenia wytwórni, to należy się z tymi pytaniami zgłosić do Powiatowej Inspekcji Sanitarnej. Zgodnie z ustawą krajową to lokalny (powiatowy) sanepid wystawia kary za nieprzestrzeganie wymogów, więc to urząd, który powinien odpowiedzieć Wam na wszystkie pytania. Najlepiej zgłosić je na piśmie jako przedsiębiorca, ponieważ wtedy organ ten jest zobowiązany odpowiedzieć.
Pragnę na początku zaznaczyć, że sztuczny podział kosmetyków na wodne i bezwodne (krążący po necie i siejący dezinformacje), nie wpływa na określenie warunków budowlanych czy wyposażenia wytwórni produktów kosmetycznych, a tym bardziej na ocenę bezpieczeństwa. JEDYNĄ różnicą będzie prawdopodobnie, ale nie zawsze, konieczność przeprowadzenia testu obciążeniowego dla produktów z wodą, ponieważ są one bardziej narażone na rozwój drobnoustrojów chorobotwórczych.
Lokal produkujący kosmetyki bezwodne musi być tak samo dopasowany do wytycznych GMP, co każdy inny zakład produkujący kosmetyki.
Gdy mamy już lokal, należy pamiętać, że zgodnie z ustawą musimy złożyć wniosek o wpis do wykazu zakładów wytwarzających produkty kosmetyczne do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej w naszym mieście. Tutaj znajdziesz wzór. Wniosek należy złożyć w terminie do 30 dni od rozpoczęcia wytwarzania kosmetyków.
Zgłoszenie produktów do bazy CPNP
Gdy badania produktu wyjdą pozytywnie, a Safety Assessor podpisze nam raport, to zanim będziemy mogli przystąpić do sprzedaży naszych kosmetyków musimy je jeszcze zgłosić do bazy CPNP.
CPNP to portal przeznaczony do zgłaszania produktów kosmetycznych. Niektóre z informacji zamieszczanych w CPNP są udostępniane drogą elektroniczną właściwym organom kontrolującym oraz ośrodkom zatruć.
Możemy zgłaszać produkty samodzielnie, a więc nieodpłatnie lub z pomocą Safety Assessora, wtedy musimy liczyć się z pewnymi kosztami. W internecie znajdziesz poradnik jak zrobić to samodzielnie, jednak jest to trochę skomplikowane i nie polecam początkującym osobom tego robić na własną rękę. Produkty kosmetyczne należy zgłosić przed wprowadzeniem ich na rynek.
Podsumowanie i Koszty
Jakie dokumenty jako producent musisz posiadać dla swojego produktu kosmetycznego:
- dokumenty dla surowców i opakowania
- badania wyznaczone przez Safety Assessora
- Raport z Oceny Bezpieczeństwa
- zgłoszenie do CPNP
Ponadto musisz złożyć wniosek o wpis do wykazu zakładów produkujących kosmetyki.
Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty trzeba przechowywać przez 10 lat. Poza wyżej wymienionymi dokumentami oraz tymi wynikającymi z samego prowadzenia działaności gospodarczej, musisz również prowadzić bardziej obszerną dokumentację określoną w GMP, są to np. karty produktowe, okresowe badania produktu, księga GMP czy zgłoszenie do Urzędu Miar i Wag.
Koszty niestety mogą być bardzo różne:
Przeprowadzenie oceny bezpieczeństwa to koszt od 300 zł do nawet 2000 zł dla jednego produktu. Do tego dochodzą badania produktu, zakres również może być bardzo odmienny od 350zł do 3000zł za produkt. Zakres badań jak wspominałam będzie uzależniony od rodzaju produktu. Badania dla oleju kosmetycznego będą dużo tańsze niż dla np. kremu przeciwsłonecznego. Niesamodzielne zgłoszenie produktu do CPNP to cena od 100 do 200zł.
Raport Oceny Bezpieczeństwa musi być aktualizowany, jeśli wchodzą zmiany prawne lub zechcemy nanieść jakieś poprawki czy aktualizacje. Cena poprawy raportu to cena w granicach 50-300zł. Podobnie będzie jeśli zechcemy poprawić dane na badaniach, jednak cena będzie znacząco niższa.
Kolejne wydatki, których wysokość będzie uzależniona od potrzeb oraz środków jakimi dysponujemy:
- wynajęcia, wyremontowania i wyposażenia lokalu
- zaprojektowania i wydrukowania etykiet
- porad księgowych i prawnych
- założenia i prowadzenia sklepu internetowego (w tym systemy płatnicze, przechowywanie danych klientów)
Słowo na koniec
Na koniec dodam, że niestety nie można obejść tego prawa. Niektórzy doradzają sprzedawać kosmetyki jako „produkt kolekcjonerski” omijając ocenę bezpieczeństwa, wymogów lokalu i badań. Niestety jeśli napiszemy, że jest to mydło, szampon itp. to ciężko będzie udowodnic sanepidowi, że nie mieliśmy na myśli produktu kosmetycznego. Kary są bardzo wysokie, bo nawet 100 000zł za brak dokumentu. Lepiej nie ryzykować swoimi oszczędnościami i bezpieczeństwem konsumentów.
Jednak jeśli macie możliwość i środki, żeby spróbować z tą wspaniałą przygodą, jaką jest własna manufaktura, to szczerze polecam! Powodzenia!
Jeśli jesteś zainteresowany współpracą zapraszam do kontaktu: monika1miszta@gmail.com bądź tel: 730469966